竜頭思考

先日、「営業マンとしてEvernoteをどう使うかOutput編」を書きました。Twitter経由で幾つか質問をいただいたので140字では収まらない部分をブログで書きます。

先に質問を書いておきます。回答というかマイ（ローカル）ルールの前提を書き忘れていたので。
・名刺管理についてはどう？
・見積書はUPしてますか？
・営業日報を画像貼付けなのはなんで？
・他の連携アプリはつかっているの？
大別するとこんな感じです。

回答前にマイ（ローカル）ルールを。
・当社はISMS（ISO27001）という非常に厳しいISOを取得しているので名刺と見積書はその保護対象なのであえてEvernoteへは載せていません。
・営業日報も基本コピペ禁止なのでISOの対象では有りませんが、載せていません。

　そうは言っても営業マンとしてとしてこれらのルール有り無しで考察するとISOを採用していない方たちには理解しにくいので、私がこうしたルールに縛られていないのであるならという前提で「営業マンとしてどうするか」を今回は書いておきます。
　再度書きますが、私が事務機の販売会社の営業マンという立場で書きますので、職種や職位、業界が変われば全く役に立たないかもしれませんのご注意を。

・名刺管理について
　これは、当初、iPhoneを購入したとき真っ先に思いついたことです。また、Evernoteでやりたい事No.１のことでした。が、ScanSnapのような便利なスキャナーがないと5000枚を超える過去名刺を管理することは非常に手間です。今から書くことはローカルディスク内（エクセルとメーラーソフトのアドレス帳でやっていること）とiPhoneアプリでやっていることをEvernoteとiPhoneアプリでやるならと仮定して書きます。

　まずは名刺交換をしたならば、通常はそれらのデータは名刺を見ながらエクセルや連絡（アドレス）帳入力を行ったり、iPhoneであればWorldCard MobileなどのアプリでiPhone内に入力するでしょう。私はそこに一手間加えます。連絡帳などに入力する前に「今後この方と連絡を取るかとらないか。」もしくは「連絡したくなるか」といった極めて自分勝手な判断をします。そこでONとなったらサンクスメールを出します。OFFであればBOX行き。何故メールを出すかというと、気持ちの問題はモチロン営業的にはあります。しかし、本当の趣旨は相手から帰ってくるであろう返信メールのフッターにある所属情報です。

　返信メールに所属情報が書いてあれば自分で入力する手間が無くなりますし、タイポミスも防げたり、今後の取引において相手へのメール未着の心配も有りません。iPhone側に入力する場合も、私はiPhoneアプリ「SimpleNote」のChrome拡張ボタン経由でコピペしてます。返信メールをいただいて仮にフッターに何も書いてなければ普通に入力します。

　ここからがEvernoteネタなのですが、iPhoneで名刺を写真に撮ってTittleを会社名＋交換した日付（データ更新するとズレますからね。）にして名刺画像を貼りつけて帰属情報をコピペ or 入力し、今後始まる商談内容や利用した資料をどんどん追加して行きます。見積などもこの段階で貼りつけて行きます。そこにはエクセルなどでは貼らず（一発で見えた方がストレス無いでしょう。）に画像として貼りつけて、割引率や提出の経緯、見積もり後のリアクションなどを記入していきます。商談議事録はIT系でなくとも役に立ちますし、追加で登場人物（相手先の上長や経営者、こちら側の仕入れ先や協力会社）が増えたり、商談経過中での言った言わないの確認なども出来たりします。そうすることで営業日報より、もしかすると詳しい内容になるのではと思います。また、次回の戦略を見直す上でも「次回の訪問の際に言いたい」ことをWebからクリップした情報や新聞をスキャンした情報を貼付けたり、それまでにEvernoteでクリッピングした情報を追加することで、次回の訪問内容が濃くなることは確実です。

そんなiPhneで名刺の写真を上手にキレイに撮るためにこんなお手製の撮影台を作りました。


　また、契約に到るまで中には失注や立ち消え等、営業日報には書きにくい内容も自分しか見ないのであれば堂々と書けますから正直に書きます。ここからOutput編ですが、そうしてたまったデータを月イチの言い訳＆自慢会議の席で賞賛や叱咤激励、数々のツッコミにも正確な回答が出来ますし、営業月報などの報告書などの作成にもモレなくダブリなく記入できると思います。

　では、ノートブックのタイトルどうするの？ですが、これは会社の「期」でも良いですし、配属先の名前でも良いと思います。タグについては企業名はTittleに記入してますので、商材、業界、規模、エリア、上場しているいないなど。後で自分なりの営業戦略を作る際に必要そうなものを使います。自分でルールを勝手に作ることを楽しんだほうが良いと思います。高名な方が書かれた書籍などにも参考となる事例や法則が出てますのでそれらを読んでみてもいいですね。私が注意しているのはNotebook名を「名刺」にしないことです。そうしてしまうと集めただけでお腹が一杯になり、その後の活用が見るだけのビューワーになります。名刺は営業マンにとって宝の地図と同じくらいお客様になっていただける最強のツールですから。有効に活かしたほうが良いと思います。

　こうして収集していった名刺情報を起点にしたEvernote上の情報は異動や転勤、退職時に威力を発揮することは言うまでもありません。そのまま次の人に渡したり共有すれば良いのです。これが営業生活ログの本来の意味なんだと思います。引継書だけで済まそうとすると、どうしても感覚的なことや書類の面積の問題で伝えたい事が薄くなりがちです。SFAがしっかししている企業はこうしたことを当然行っていると思いますが、そうでない企業のほうが圧倒的に多いと思います。

　異論反論あると思います。そういう方は自分でしっくり行く方法を探してみてください。その方が生産的です。ご質問あるかたは御気軽にTwitterアカウント @ryusukesato　まで。

いよいよiPadが発売されましたね。銀座のApple Storeや表参道のSoftBankは徹夜組も含めて熱狂的なユーザーが集まったようです。Twitterのタイムラインでも#iPadjpは大活況でしたね。iPadネタは購入者に任せます。（買いますけど、Macbook AIRとモバイルルーターが先なので）

さて、今日の考察は「営業マンとしてどうEvernoteを使うか」ということにフォーカスします。例の如く、私は事務機メーカーの営業マンとしての立場で書きますので、業界や職種、職位によっては全く役に立たない内容になるかもしれませんがご容赦ください。環境は会社用のPCはWebでEvernoteを利用、クライアント版は自宅PCにはインストールしてますが、重たいのと画面復旧後ブラックアウトするのであまり使いません。２ヶ月前からプレミアムアカウント（年間５２００円をiPhone経由で購入）にしてます。

いきなり、Evernoteの話題に入る前に。このEvernoteを使う前にもじつは同じような機能を持つ高性能ソフトがあったのをご存知でしょうか。古くはLotus Notes、近年はMSのOne noteというソフトがありました。どちらもEvernoteと同じでメモ機能はモチロン、Webのクリッピングや検索など、クラサバソフト、クライアントソフトとしてとても有能でどちらもユーザーでした。特にOne noteはMS製ということもあり、Office Suiteなソフトでとても重宝してました。ただし、そこは時代性が反映されており、ITリテラシーやインフラが必要で誰も彼もというわけには行きませんでした。そこでEvernoteの参上となります。クラウド時代を象徴するようなWeb仕様から始まり、各種OSに対応したクライアントソフトの配布、iPhone、iPadアプリの開発。はたまたそれに関連したガジェットやサブアプリやアプリ間連携など、実に良い時代です。

さて、本題です。こうしたメモソフトや手帳術の書籍など、記入方法や保存方法に関しては「これでもか！！」、というくらい発信、発売されてますね。「Evernoteハンドブック」など買って読んだり、他のものも本屋さんで立ち読みしたりしましたが、どれもテクニカルな内容なので実際の営業活動に活かそうとするとすごくハードルの高い物になっていて、確かにこういう使い方もあるなぁ〜と思います。Twitterの＃EvernotejpなどのTLを読むと皆さんオリジナルの使い方をされていて、なるほどといったものが増えているのも事実です。先日のつぶやきにあった「自分の持ち物を全て写真」に撮ってそれをEvernoteに保存。出張や旅行の際の持っていくものリストに使ったりと純粋に「すごい！」と思いました。そうは言っても毎日の営業活動にはあまり関係ないので、やるとしたら時間のある年末年始や夏休み中にでもくらいです。すみません。少しそれました。では、営業マンとしてのEvernoteの使い方ですが、こんなことに使ってます。という前に（引っ張りすぎ）私のInputについて先に書いておきます。

１、Web。メインブラウザがGoogle Chromeなので拡張機能ボタンを配備。気になったらなんでもクリック。タグとかは週末の再編集時につけるのでとにかくスピード優先です。収集方法はGoogleリーダーで毎日２００タイトルくらいは読みます。
２、新聞（雑誌）。iPhoneアプリの「DocScanner」を使って朝刊の気になる記事をスキャンしてEvernoteへ送信。日経の企業欄はモチロンですが、有効なのが人事異動欄です。取引先や競合先関係ありそうだなと思ったら電車の中でもどこでもスキャンします。特に夕刊は皆さん見落としがちですが、コラムなどがとてもためになる言葉が多いので、夕食時、お行儀は悪いのですが、食べながらチェックします。私は趣味の将棋の観戦記事もスキャンします。
３、展示会。東京ビックサイトや幕張メッセに行かれていると思いますが、そこに貼られているパネルは非常に有効です。ブースの人に了解をもらってからですが、ここでもiPhoneアプリの「DocScanner」を使ってEvernoteへ送信。
４、社内掲示板。他の営業マンが書いている日報から検索（商品や業界のタグがついているので）してコピペができないので、プリントスクリーンボタンを押してEvernoteにペースト。
５、Googleアラート。言わずと知れた営業マン最強ツール。古い情報も多く、ちょっと的外れなものもありますが、そこは機械のやること。気にせずどんどんEvernoteへ送信。現在登録ワードは３０を超えてます。
６、Twitter。最近やり始めましたが、つぶやきの大半は短縮型のURLに変換されていますので、Gmailへ転送します。後で展開して１、で書いたようにクリッピングしてます。つぶやきがそのままネタになっているときはツイートをコピーしてiPhoneならそのままEvernoteアプリを立ち上げてペーストしてます。

さて、これらのInput作業を営業時間の隙間や帰社後のルーティン作業を終えた後など、または帰宅後行い、週末の週次レビューの時間を利用して再編集します。

１、営業先、顧客企業先の情報、自社の競合先や仕入れ先の情報をとにかくInput。週末それらを編集してWordに転記。移動中やトイレ、電車といった手帳を見返す際のことも考えて、A4用紙1枚に収まるように印刷して、手帳上手く収まるように折ってに貼る。Evernoteを外部記憶領域として使い、再度、紙にOutputして使ってます。Input時と編集時に２回最低見ているので大まかな内容は覚えていますが、細かい数値や表などは見れば良いので忘れます。実際の商談でも話題や流れによっては手帳に貼った物をお客様に見せる場合があります。見せ方に注意は入りますが、確かな情報ですし、お客様も「この営業マンはここまでやるのか」といった努力のちょい見せには効果あり。私は手帳に領収書や地図（iPhoneにしてからは無くなりましたが）など何でも貼ってしまうのでこの方法には抵抗なく実践出来ました。また、営業先でヒットした内容には更にポスト・イットを貼って視覚的ブックマーク。ここで重要なのは再編集です。

２、PCなどを持ち出せる営業で、なおかつ営業先でPCも開ける人（今の私はここです）は商談前からEvernoteを開けておくと更に便利です。とにかく検索機能が優れているので、聞いていてわからないことや、その時自分の思いついた言葉を検索へ。また、お客様への質問などを入れる。特に私のやっているデジタルサイネージネタは実績やその効果が気になるところなので、ヒットした先からお客様へ画面を見せます。で、現場で見せた顧客企業名と業界名をその場でタグとして記入します。PCベースになってからは編集作業が楽になりました。元ネタは黒字のまま、自分の意見や加筆などは赤字。Wikipediaや他のWebからの追加の情報などは青字とすることでよりわかりやすくなります。

３、営業会議。だいたい何処の営業部署でも１ヶ月に１回、言い訳や自慢話を延々と続ける営業会議があると思います（苦笑）。そこでもEvernoteは力を発揮します。議事録をとるのにも非常に便利です。また、言い訳話や自慢話を片っぱしから検索して行きます。すると興味あるニュースや事象は体外クリッピングされているのでヒットします。とくに新聞記事もOCRをかけてくれるのでこれが意外と便利。でも、ご注意をEvernoteはあくまでクリップした情報しかないのでGoogleには負けます。（あたりまえですが。）なので営業会議はモチロン、営業先でもGoogleは開いておかないとです。そこで質問や意見などを求められたりしますのでさもわかってる風なことが言えます（汗）。

４、ノートブック名とタグについて。これは簡単。ノートブック名は仕事、目的別にしてます。今週末は娘の運動会があったため週次レビューをお休みしたので未読の量が２２１と２週間分たまってますが、別に気にしてません。ちなみにノート名の[aNote]〜はiPhoneアプリの「Awesome Note」のノート名です。読んだ後、ノート名を再登録し直します。その後、加筆修正して再度ノート名を再登録します。これらが下の仕事別、目的別に振り分けられて、アーカイブされます。


５、Blogネタ。本稿もそうですが、ブログのネタ帳としては最適のツールになったことがEvernoteを採用しているひとつの理由です、元ネタは黒文字、自分の意見を赤文字、WikipediaやWebからの追加情報を青文字などで加筆修正。これを元にブログを書きます。こちらは終わったら大概は削除しちゃいます。だってブログ見れば済みますからね。備忘録的に取っておきたいものは「Awesome Note」ノートのBusiness HackかLife Hackにアーカイブします。

営業マンにとってEvernoteをOutputを意識して使うのはとても難しいと思ってました。なぜなら、そのままの情報を営業現場で活かすことが出来ないからです。やはり再編集が必要なのと元々自分のアンテナの高さが情報収集の量に比例してしまうので、時間的余裕のない営業マンや車での営業活動がメインの人はその時間がないですから。でも、iPhoneを導入して解ることなのですが、RSSやTwitterを上手に使うことで情報収集量が格段にアップすることが出来ると思います。また、編集にしても同じです。このあたりはiPadのほうがさらに便利なんでしょうけど。また、情報の再編集はGTDの週次レビューと同等のレベルで行うことが必須です。週末どうしても忙しい方は金曜日の深夜を使うしかなさそうですけど。朝方の人はメール処理後この編集作業の時間をルーティンに入れてはいかがでしょうか。やはりどんなも情報はそのままでは使うことが難しいので自分というフィルターを通して再編集することで使い易い情報に加工する必要があると思います。クリッピングするかしないかの判断は迷ったらクリッピングですし、こんな内容の事を営業先で話したい、といったわがままから始めるのが良いと思います。だって自分のことですから。Outputを意識したInputを心がけた方がより有効だと言うことも分かってきましたが、それだけではやはり漏れがあるので気になったら何でもクリッピングで良いのだと思います。書いていてやはり気がついてしまったこととして、営業現場でEvernoteを使うのは厳しいなぁと言う事です。Evernoteはあくまで外部記憶装置で営業現場では自分の脳味噌に叩き込むしかなさそうですね。でも企業戦士なら誰でもやっていることをEvernoteを使って効率的に更にストレスフリーな状態に保つことができるので、思う存分忘れられるのが気持ちイイです。これらに実際に出会った人からの情報を手帳に買いたりしますが、当然そのまま「DocScanner」を使ってEvernoteに送信します。
また、全体朝礼や打ち合わせでのメモはFastFingaを使って、これまたそのままEvernoteに送信してます。ってこうして書いていくとどうしてもInput寄りの内容になるということはEvernote本を書いている人たちと同じだということに気がついてしまいました。もう少しOutputにフォーカスした内容が書けると思ったのになぁ・・・

最後にGmailがEvernote的に使える的な内容のブログや記事が有りますが、読んでは見ましたがやはりピンと来ませんでした。確かにGmailの検索機能は素晴らしいですが、それを書くならGoogleDocsとEvernoteにした方が良いですね。また、Evernoteのセキュリティを警告するような内容のブログも有りましたが、Evernoteについて言及されている内容が薄いので表題と内容が不一致。

ちなみに欲望リストとは私が欲しい（行きたいところ）と思っているものを画像で保存してます。ピンは数千円の万年筆からキリはBMWのX6シリーズ（１２００万）など（笑）。引き寄せの法則にならって作りましたので結果が楽しみです。
Evernoteの活用（Output）方法はまだまだ考察の余地がありそうですね。情報や思いがたまったらまた書きます。ブログで紹介したiPhoneアプリになどの利用感も今後書いていくつもりです。ご質問等々ありましたらTwitterの@ryusukesatoまで御気軽に。

iPhoneのトップ画面（勝手に1軍アプリと呼んでいるが）に関するTweetで、自分の一軍アプリをキャプチャーしてReplyしたところ、「１P目に電話アイコンがある人はリア充の匂いが。」とさらに返され自分でも「確かに」と感心してしまった次第で。。
それはそれとして、この2ヶ月、自分でもどうしたいのか不明確なまま定まらないソフトが有ります。それは、「To Do」関連です。
現在の仕事が某事務機販社のSIと某政府系特殊法人の研究職という2足のわらじを履き始めたこととはあまり関係はないので、
事務機販社の営業職ということでこの「To Do」ソフトについて考察してみます。営業職でない方にはなんら参考にならないかも、
また、扱う商材や業界によっても参考にならないことはご容赦いただきたい。



以前も書きましたが、EvernoteでTo Doをコントロールすると言うことがどうもなじめないので、「Egretlist」は見た目かっこいいので試してみましたが、1週間と持たずにRemoveしてしまいました。確かにTo Doの数は分かりやすのですが、Evernoteのノートブックの名称がそのまま採用されてしまうので「Awesome Note」と同期をしている都合で長くなるので見栄えが悪い、Evernote側でチェックボックスを採用しないと反映されないなど、2度手間が発生してしまうのと、Evernoteとしての役割がどうしても営業ツールとブログへのアウトプット用なので却下。。

iPhone購入後色々と採用しましたが、どうも継続出来ないんですよね。それこそ「Awesome Note」でもやってみました。iPhone以前は紙（手帳）での管理だったので好き勝手に書き換えたり、気分で書いたり。ソフトでは当たり前ですが出来ないんですよ。
最後というか結果、「domo Todo+」と「Todo」が残りました。

今の所「domo Todo+」と「Todo」の一騎打ちというところまでは来ているのですが。
それぞれの利点と足りないところ書きます。基本は同じですが、
「domo Todo+」これはGoogle Calendarとの同期がなんといっても便利。ただ、プロジェクト管理が出来ない。
「Todo」これのプロジェクト管理は本当に欲しかった機能だったので採用しましたが入力がPCからだと「OutLook」か「Toodledo」からの同期のみ。
会社ではWinPCを使っているので家のMacからだけでOmniFocusを購入、利用するのはちと厳しい。平日は寝に帰るだけですからね。（笑）
メールもスケジュールもGoogleが基本なのでOutlookがベースな人は「Todo」は便利なんだと思いますが。
私はメールもスケジュールもGoogleなのでここを外してのアプリ選択が出来ないんですね。
極力MS様のソフトは使わない方針（勝手にそうしているだけで実際は便利ですよ。重たくなければ。）

では営業職でどうこれらのTo Doソフトと付き合っていくのか？
１、アポイント、予定は「.Sched」に一任。というかこれもGoogleCalendarからの同期が全て。
２、お客様からの宿題管理→見積、提案、デモ、展示会、電話、メール
３、社内の提出物管理→出退勤管理、営業月報、会議で必要な資料作成、CSR活動で必要なTo Do
４、プロジェクトや販促策など3ヶ月以上に渡って行われる営業活動の最終目標を名称にした個々の活動系To Do
５、会社から言われている事以外の自分の仕事。（勝手にGoogleの20%のルールを実践して新商材の開発をしている）
６、帰り際、妻からのお買い物依頼
７、週末の草野球で必要な連絡や待ち合わせ場所、持っていくものなど

ざっと思いつく限りでこんな感じ。
「Domo todo+」は４、を除く全てで合格点、しかもGoogle Calendarと同期するのでアラート設定も可
「Todo」は全ての項目で合格点。でもPCからの記入に難。
ということで、このブログを書きながら気がついちゃいました。
毎日のTo Doは「Domo todo+」で行い、プロジェクトのみ紙に書き起こして「Todo」へ


求めるべき成果はストレスとミスの無いタスクの完結であり、それこそリア充な訳で（ここで必要な言葉でした。）
明日以降どのタイミングで何を入力するのかなど実践、研究します。
ただ、「Egretlist」の利用感を絶賛する声もBlogやTweetからは見受けられるので
もう少し研究の余地があるのかなぁ・・と思いつつ。

それ以外のアプリについても質問あればTwitterでお気軽にどうぞ。@ryusukesatoまで。